Privacyverklaring

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is:

MW Enterprises, handelend onder de naam Energievoordeelgroep.nl, Kamer van Koophandel 75587718, btw-identificatienummer NL005151686B26, correspondentieadres Pianostraat 38, 5402 DH Uden, Nederland, hierna: Energievoordeelgroep.

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kunt u terecht bij juridisch@energievoordeelgroep.nl of info@energievoordeelgroep.nl, telefoon +31 85 401 0159.

Energievoordeelgroep heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Dat is op grond van artikel 37 AVG niet verplicht, omdat de kernactiviteiten geen grootschalige, stelselmatige observatie of grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens inhouden. Deze verklaring geldt als de informatie die Energievoordeelgroep op grond van de artikelen 13 en 14 AVG moet verstrekken.

Deze privacyverklaring geldt voor alle verwerkingen van persoonsgegevens door Energievoordeelgroep in verband met de website energievoordeelgroep.nl, het aanmeldformulier, contact, telefonische en schriftelijke communicatie, energiebemiddeling, collectieve inkoop en contractbeheer.

Energievoordeelgroep richt zich op zakelijke klanten. De AVG geldt desondanks volledig voor persoonsgegevens van natuurlijke personen, waaronder contactpersonen van ondernemingen, bestuurders, gemachtigden en ondernemers die een eenmanszaak, vof of maatschap drijven.

Het energiecontract komt tot stand tussen de klant en de energieleverancier. Die leverancier is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die hij voor levering, facturering, creditchecks en klantbeheer verwerkt. Daarvoor gelden de privacyvoorwaarden van die leverancier. Energievoordeelgroep is geen partij bij dat energiecontract.

Deze verklaring moet worden gelezen samen met de algemene voorwaarden. Bij strijd tussen marketingteksten op de website en deze verklaring, prevaleert deze verklaring.

Naam, functie of rol, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, en overige contactgegevens van de contactpersoon of tekenbevoegde.

Bedrijfsnaam, KvK-nummer, vestigings- en correspondentieadressen, rechtsvorm en overige gegevens uit het Handelsregister voor zover nodig om de onderneming te identificeren.

Adresgegevens van vestigingen, EAN-codes, type aansluiting (stroom of gas), netbeheerder of meetverantwoordelijke, (geschat) jaarverbruik, contracteinddata, huidige of voorgaande leverancier, gegevens over opwek of teruglevering, en overige gegevens die nodig zijn voor een aanbod of overstap.

Inhoud van berichten, e-mails, chat- of WhatsApp-berichten, notities, CRM-registraties, klik- en verzendregistraties, digitale handtekeningen of akkoordverklaringen, en — indien van toepassing — telefoongespreksopnamen en gespreksverslagen.

IP-adres, tijdstip van bezoek of verzoek, browsertype, apparaat- en netwerkinformatie, en logbestanden die onze hostingomgeving automatisch vastlegt. Bij aanmelding kunnen conceptgegevens tijdelijk in de browser worden bewaard (session storage) zodat u het formulier kunt voortzetten.

Gegevens over tot stand gekomen of afgewezen energiecontracten, commissies, clawbacks, facturen, betalingsgedrag jegens Energievoordeelgroep, en gegevens die nodig zijn voor administratie, incasso of geschillen.

Energievoordeelgroep verwerkt geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (artikel 9 AVG) en geen strafrechtelijke gegevens (artikel 10 AVG), tenzij u die uit uzelf deelt of dit onvermijdelijk is in een wettelijk verplicht of gerechtelijk dossier. Deel geen medische, politieke of andere bijzondere gegevens via formulieren of e-mail.

Wij verkrijgen gegevens in de eerste plaats van u of van de onderneming die u vertegenwoordigt: via het aanmeldformulier, contactformulier, e-mail, telefoon of andere correspondentie.

Daarnaast kunnen wij gegevens verkrijgen uit of via:

• het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (bedrijfsnaam, KvK-nummer, vestigingsplaats);
• het EAN-codeboek / EDSN (EAN-codes en productsoort bij een adres);
• netbeheerders, meetbedrijven of de huidige of voorgaande energieleverancier, voor zover nodig voor bemiddeling;
• energieleveranciers met wie wij samenwerken, bijvoorbeeld over de status van een aanvraag, acceptatie, weigering of clawback;
• openbare bronnen, voor zover dat nodig is om fraude te voorkomen of een onderneming te identificeren.

Als u een onderneming vertegenwoordigt, staat u ervoor in dat u bevoegd bent de contact- en aansluitgegevens te verstrekken en dat betrokkenen binnen die onderneming hierover passend zijn geïnformeerd.

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de hierna genoemde doelen, op de daarbij vermelde grondslag van artikel 6 lid 1 AVG. Waar toestemming is genoemd, kunt u die te allen tijde intrekken zonder dat dit afdoet aan de rechtmatigheid van de verwerking tot het moment van intrekking.

Doel: uw aanmelding beoordelen, EAN- en verbruiksgegevens verwerken, aanbiedingen opvragen, een vrijblijvend voorstel doen, de overstap begeleiden en het dossier voeren. Grondslag: artikel 6 lid 1 onder b AVG (overeenkomst of precontractuele stappen). Voor contactpersonen die zelf geen contractpartij zijn: artikel 6 lid 1 onder f AVG (gerechtvaardigd belang bij uitvoering van de opdracht van de onderneming).

Doel: controleren of het KvK-nummer bij een bestaande onderneming hoort, dubbele aanmeldingen voorkomen, en EAN-codes bij een adres opvragen. Grondslag: artikel 6 lid 1 onder b AVG en artikel 6 lid 1 onder f AVG (fraudepreventie, juiste toerekening aan een onderneming, efficiënte intake).

Doel: een aanvraag, creditcheck, acceptatie of totstandkoming van een energiecontract mogelijk maken. Grondslag: artikel 6 lid 1 onder b AVG. De leverancier is vanaf ontvangst zelf verantwoordelijke voor zijn verdere verwerking, waaronder een eventuele kredietwaardigheidsbeoordeling.

Doel: vragen beantwoorden, einddata bewaken, facturen signaleren, een nieuwe inkoopronde voorbereiden en klachten behandelen. Grondslag: artikel 6 lid 1 onder b AVG, en waar nodig artikel 6 lid 1 onder f AVG (ordentelijke dienstverlening en dossiervorming).

Doel: facturering, administratie, fiscale bewaarplicht, doorbelasting van clawbacks en inning van vorderingen. Grondslag: artikel 6 lid 1 onder b AVG, artikel 6 lid 1 onder c AVG (wettelijke administratie- en bewaarplichten, onder meer Algemene wet inzake rijksbelastingen) en artikel 6 lid 1 onder f AVG (inning van opeisbare vorderingen).

Doel: de website, systemen en dossiers beschermen, fouten opsporen en fraude of misbruik tegengaan. Grondslag: artikel 6 lid 1 onder f AVG.

Doel: kwaliteit van dienstverlening, training, klachtbehandeling en bewijs van gemaakte afspraken, waaronder gespreksopnamen. Grondslag: artikel 6 lid 1 onder f AVG. U wordt bij een opname geïnformeerd. Zie artikel 9.

Doel: bestaande of prospectieve zakelijke relaties informeren over relevante diensten van het collectief. Grondslag: artikel 6 lid 1 onder f AVG, voor zover de Telecommunicatiewet en andere regels dat toelaten, of artikel 6 lid 1 onder a AVG indien toestemming wettelijk is vereist. U kunt zich altijd afmelden. Zie artikel 10.

Doel: voldoen aan verzoeken van bevoegde autoriteiten of aan wettelijke plichten. Grondslag: artikel 6 lid 1 onder c AVG.

Waar wij artikel 6 lid 1 onder f AVG gebruiken, wegen wij ons belang af tegen uw privacybelang. Onze belangen zijn onder meer: een werkend zakelijk collectief, juiste identificatie van ondernemingen, voorkoming van fraude en dubbele aanmeldingen, aantoonbare afspraken, inning van vorderingen, beveiliging van systemen, en — beperkt — relevante zakelijke communicatie.

Wij beperken de gegevens tot wat nodig is, richten ons op zakelijke contactgegevens, en bieden waar de wet dat vereist een opt-out. U kunt tegen een verwerking op deze grondslag bezwaar maken, zie artikel 13.

Voor een aanmelding en bemiddeling heeft u geen wettelijke plicht gegevens te verstrekken. Zonder de gevraagde gegevens — in het bijzonder KvK-gegevens, contactgegevens en aansluitinformatie — kunnen wij de opdracht echter niet of slechts beperkt uitvoeren. Een voorstel of overstap kan dan uitblijven.

Het aanvinken van akkoord bij aanmelding is geen AVG-toestemming voor de kernverwerking. Die verwerking is nodig voor de (pre)contractuele bemiddeling. Het vinkje dient tot aanvaarding van de algemene voorwaarden en tot bevestiging dat u van deze privacyverklaring kennis heeft kunnen nemen.

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen gegevens alleen als dat nodig is voor de hierboven genoemde doelen, of als de wet dat verplicht.

De volgende partijen verwerken (een deel van) de gegevens als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Energievoordeelgroep is niet verantwoordelijk voor hun verdere verwerking:

• energieleveranciers bij wie wij een aanvraag of aanbod uitzetten;
• netbeheerders en meetbedrijven;
• de Kamer van Koophandel, voor zover het Handelsregister wordt geraadpleegd;
• EDSN of een andere beheerder van het EAN-codeboek;
• incassopartijen, adviseurs of advocaten, voor zover nodig voor een geschil of vordering;
• bevoegde overheidsinstanties, indien wettelijk verplicht.

Wij schakelen dienstverleners in die persoonsgegevens verwerken in onze opdracht. Met hen sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Het gaat om categorieën zoals:

• hosting-, hostingbeveiligings- en IT-dienstverleners;
• e-mailverzending (momenteel Plunk);
• CRM, telefonie, voicemail of gespreksopname, indien in gebruik;
• administratieve of boekhoudkundige ondersteuning.

Leveranciers ontvangen alleen wat nodig is voor de aanvraag, het aanbod of het contract — bijvoorbeeld bedrijfs- en contactgegevens, EAN, verbruik, adres en gewenste ingangsdatum. Niet meer.

Communicatie kan plaatsvinden per e-mail, telefoon, sms of WhatsApp. Berichten via WhatsApp of vergelijkbare diensten lopen via de infrastructuur van die aanbieder. Voor die verwerking gelden tevens de voorwaarden van die aanbieder.

Energievoordeelgroep kan telefoongesprekken opnemen voor kwaliteitscontrole, training, bewijs van afspraken, klachtbehandeling, fraudepreventie en naleving van wettelijke verplichtingen. U wordt daarvan aan het begin van het gesprek of op andere passende wijze geïnformeerd. Voortzetting van het gesprek na die mededeling geldt als kennisneming.

Opnamen worden in beginsel maximaal 24 maanden bewaard, tenzij een langere termijn nodig is voor een geschil, vordering of wettelijke plicht. Grondslag: artikel 6 lid 1 onder f AVG.

Wij kunnen zakelijke relaties benaderen over diensten van het collectief, voor zover dat wettelijk is toegestaan. U kunt zich te allen tijde afmelden via de afmeldlink in een bericht of door een e-mail naar info@energievoordeelgroep.nl.

Voor elektronische marketingberichten aan natuurlijke personen vragen wij toestemming indien de wet dat vereist. Een bestaande klantrelatie kan, binnen de wettelijke grenzen, een grondslag bieden voor berichten over soortgelijke diensten, steeds met een eenvoudige afmelding.

Voor telefonische werving leven wij de Telecommunicatiewet en de daaruit voortvloeiende regels na. Wij maken geen gebruik van uw gegevens voor verkoop aan derden voor hun eigen marketing.

De website gebruikt uitsluitend functionele opslag die nodig is om de site en het aanmeldproces te laten werken. Op dit moment plaatsen wij geen tracking-, advertising- of analyticscookies en geen pixels van derden.

Concreet kan het gaan om:

• tijdelijke session storage in uw browser voor het onthouden van een nog niet verzonden aanmelding;
• een strikt noodzakelijke beheer-cookie voor ingelogde medewerkers op het interne beheeronderdeel, niet bedoeld voor bezoekers van de publieke site;
• technische logs bij de hostingomgeving (bijvoorbeeld IP-adres en tijdstip) voor beveiliging en foutopsporing.

Functionele en strikt noodzakelijke technieken vereisen geen toestemming op grond van artikel 11.7a Telecommunicatiewet. Als wij in de toekomst statistische of marketingcookies willen plaatsen, doen wij dat pas na toestemming via een cookiemelding, en passen wij deze verklaring aan.

Onze voorkeur is verwerking binnen de Europese Economische Ruimte. Sommige verwerkers — bijvoorbeeld voor e-mailverzending of clouddiensten — kunnen gegevens (ook) buiten de EER verwerken.

In dat geval zorgen wij voor een geldig doorgiftemechanisme in de zin van hoofdstuk V AVG, in het bijzonder een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de standaardcontractbepalingen van de Commissie, zo nodig aangevuld met extra maatregelen. Op verzoek lichten wij het toepasselijke mechanisme in algemene zin toe.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, vermeerderd met wettelijke bewaartermijnen of de termijn die nodig is voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Als richtlijn hanteren wij:

• Technische logs: tot 90 dagen, tenzij een beveiligingsincident een langere vastlegging nodig maakt;
• Contactberichten zonder opdracht: tot afhandeling, daarna maximaal 24 maanden;
• Aanmeldingen zonder totstandgekomen energiecontract: tot 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij u eerder om verwijdering vraagt en geen wettelijke plicht tot bewaring geldt;
• Bemiddelings- en contractdossiers: gedurende de relatie en daarna 7 jaar na afloop van het kalenderjaar waarin de relatie of de laatste fiscale relevantie eindigde (administratieplicht);
• Facturen, clawbacks en betalingsgegevens: 7 jaar na afloop van het kalenderjaar van de factuur;
• Gespreksopnamen: maximaal 24 maanden, tenzij een geschil of wettelijke plicht langer bewaren vereist;
• Marketingopt-outs: zolang nodig om de afmelding te respecteren.

Na afloop van de termijn wissen of anonimiseren wij de gegevens, tenzij een langer behoud redelijkerwijs nodig is voor een lopend geschil of een wettelijke plicht.

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, afgestemd op de aard van de gegevens en de risico's. Daaronder vallen onder meer toegangsbeperking tot medewerkers en verwerkers die de gegevens nodig hebben, versleutelde verbindingen met de website, en beperking van kopieën.

Geen beveiliging is absoluut. Bij een datalek dat een risico vormt voor betrokkenen, volgen wij de meldplicht van de artikelen 33 en 34 AVG, waaronder melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens waar dat verplicht is.

Energievoordeelgroep neemt geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en rechtsgevolgen of een vergelijkbare aanmerkelijke treffer voor u hebben, als bedoeld in artikel 22 AVG.

Energieleveranciers kunnen zelf een kredietwaardigheidsbeoordeling of acceptatiebeleid toepassen. Dat is hun verwerking. Wij garanderen niet dat een leverancier u accepteert.

Voor zover de AVG van toepassing is, heeft u de volgende rechten:

• Inzage (artikel 15 AVG): opvragen of en welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
• Correctie (artikel 16 AVG): onjuiste gegevens laten rectificeren en onvolledige gegevens laten aanvullen;
• Wissing (artikel 17 AVG): onder de wettelijke voorwaarden, bijvoorbeeld als de gegevens niet langer nodig zijn. Dit recht geldt niet als bewaring nodig is voor een wettelijke plicht, een rechtsvordering of de uitvoering van de overeenkomst;
• Beperking (artikel 18 AVG): onder de wettelijke voorwaarden de verwerking tijdelijk beperken;
• Overdraagbaarheid (artikel 20 AVG): gegevens die u ons heeft verstrekt en die wij op grond van toestemming of overeenkomst geautomatiseerd verwerken, in een gangbaar, machineleesbaar formaat ontvangen of — waar technisch mogelijk — laten doorzetten;
• Bezwaar (artikel 21 AVG): bezwaar maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang, inclusief verwerking voor directe marketing. Bij marketing staken wij die verwerking altijd;
• Intrekking van toestemming (artikel 7 AVG): indien een verwerking op toestemming berust, kunt u die intrekken zonder dat eerdere verwerking onrechtmatig wordt.

Het recht op wissing of bezwaar kan tot gevolg hebben dat wij de bemiddeling niet kunnen voortzetten. Wettelijke bewaarplichten, clawbackdossiers en lopende vorderingen gaan in beginsel voor op wissing.

Stuur een verzoek naar juridisch@energievoordeelgroep.nl. Vermeld duidelijk om welk recht het gaat en voeg informatie toe waarmee wij u kunnen identificeren, bijvoorbeeld naam, onderneming en KvK-nummer.

Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst. Die termijn kan met twee maanden worden verlengd bij complexe of talrijke verzoeken; in dat geval informeren wij u binnen een maand. Het verzoek is in beginsel kosteloos. Bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kunnen wij een redelijke vergoeding vragen of het verzoek weigeren, overeenkomstig artikel 12 AVG.

Wij kunnen aanvullende gegevens vragen om uw identiteit vast te stellen. Verzoeken namens een ander behandelen wij alleen bij een deugdelijke machtiging.

Als u vindt dat wij de AVG niet naleven, horen wij dat graag eerst zelf, zodat wij het kunnen herstellen. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Onze dienstverlening is niet gericht op personen jonger dan 18 jaar. Wij vragen niet bewust gegevens van kinderen. Als wij toch dergelijke gegevens ontvangen, wissen wij die zo spoedig mogelijk.

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen, bijvoorbeeld bij een wijziging in verwerkingen, systemen of wetgeving. De actuele versie staat altijd op energievoordeelgroep.nl/privacy. Bij een wezenlijke wijziging informeren wij bestaande relaties op een passende wijze, bijvoorbeeld per e-mail of via een melding op de website.

De datum bovenaan deze verklaring is de datum van de laatste inhoudelijke wijziging.